Qué documentos suelen decidir una reclamación o defensa
No todos son necesarios en cada caso. La selección depende de la acción y debe vincular cada documento con una fecha o presupuesto.
Fecha de revisión: 16 de septiembre de 2026.
Documentos del acreedor, del administrador y de la sociedad
No necesitas reunir todos los documentos antes de consultar. Indica cuáles conservas y cuáles faltan. El acceso a información contable, bancaria o concursal debe obtenerse por un cauce legítimo; ser acreedor no da acceso indiscriminado a la documentación ajena.
Contrato, pedidos, albaranes y facturas
El contrato permite comprobar qué se pactó y quién asumió la obligación. Los pedidos y albaranes ayudan a identificar qué se solicitó y cuándo se entregó. Las facturas documentan conceptos y cantidades, pero deben leerse junto con los demás documentos para estudiar el origen de la deuda.
Si falta un documento, señala qué otros conservas: correos de aceptación, justificantes de entrega, partes de trabajo o pagos parciales. No atribuyas a la factura una fecha de nacimiento de la obligación que no resulta del conjunto.
Nombramientos, ceses, estatutos y poderes
La certificación histórica del Registro Mercantil ayuda a reconstruir quién administraba y la configuración del órgano. Debe leerse junto con acuerdos, aceptaciones, renuncias, comunicaciones y escrituras para separar las fechas del cargo de las de su publicidad registral.
Los poderes muestran qué facultades se concedieron, pero la condición de administrador de hecho exige estudiar además cómo se ejercieron realmente.
Cuentas, balances y previsiones de tesorería
Las cuentas y los balances permiten estudiar el patrimonio neto y la evolución de las pérdidas. La previsión de tesorería y los vencimientos permiten valorar la capacidad de pagar. No acreditan exactamente lo mismo: pérdidas e insolvencia deben examinarse por separado.
Un administrador puede disponer de contabilidad interna, mayores, impuestos e informes. Un acreedor suele comenzar por las cuentas depositadas, la información registral y los indicios de actividad o cierre que pueda obtener legítimamente.
Convocatorias, actas, informes y oposición
Estos documentos permiten comprobar qué información recibió cada administrador, qué se discutió y cómo reaccionó. En una decisión perjudicial importa conocer quién intervino, quién se opuso y qué actuaciones realizó para evitar el daño.
Una convocatoria acredita que se convocó la junta; no demuestra por sí sola que se celebrase o que el acuerdo se ejecutase. Conserva también los justificantes de envío, el acta y la documentación de la solución adoptada.
Movimientos bancarios y transmisiones de activos
Los contratos, tasaciones, justificantes de pago y asientos contables ayudan a comprobar si salió un activo, quién lo recibió y qué contraprestación obtuvo la sociedad. Debe seguirse el precio hasta su destino, no quedarse en la descripción de la venta.
Para estudiar un desvío de negocio interesan también los contratos con clientes, la facturación y las comunicaciones que expliquen la continuidad de la actividad. La coincidencia de socios o de domicilio necesita otros hechos que le den significado.
Requerimientos, resoluciones y expedientes
Conserva las reclamaciones completas y sus pruebas de recepción. Sirven para examinar qué se reclamó, a quién y con qué posible efecto sobre los plazos. Una sentencia contra la sociedad no sustituye el análisis de la responsabilidad personal del administrador.
Si existe concurso, interesa el auto, la solicitud o comunicación pertinente y los informes disponibles. Si reclama una Administración, deben revisarse el acuerdo, sus antecedentes, la notificación y el expediente, sin aplicarles sin más el procedimiento civil.
Cuando dejas el cargo o recibes la administración
Prepara una relación de los libros, contratos, accesos, fondos y asuntos pendientes que se entregan o reciben. Identifica quién conserva cada documento y solicita por escrito lo que falta. La revocación de permisos debe coordinarse con una entrega segura: no se deben enviar contraseñas por canales abiertos ni conservar accesos ajenos después de terminar la gestión.
Conserva los originales y explica qué documentos faltan
Puedes preparar una relación de hechos y ordenar la documentación para explicar lo ocurrido. Conserva siempre los originales y trabaja sobre copias. No alteres mensajes ni presentes como contemporánea un acta o un documento elaborado después. Cuando un dato proceda de tu recuerdo y no esté documentado, indícalo expresamente.
En conversaciones y correos importa conservar el contexto completo, las fechas y los adjuntos. Una captura aislada puede ser útil para localizar el hecho, pero no debe sustituir la conservación del mensaje original cuando esté disponible.
Describe el asunto y las comunicaciones con plazo. No remitas todavía documentación sensible. Después se concretará qué necesita el despacho y por qué canal debe enviarse.
Preguntas sobre la documentación
¿Debo enviar todo en el primer contacto?
No necesitas enviar toda la documentación en el primer contacto. Describe qué ha ocurrido, qué se reclama y si has recibido una comunicación con plazo. El despacho indicará después qué documentos debe revisar y por qué canal enviarlos. Evita remitir datos sensibles de terceros antes de concretar ese intercambio.
¿Sirven correos y WhatsApp?
Los correos y mensajes pueden acreditar instrucciones, aceptación de pedidos, reclamaciones o conocimiento de una situación. Deben conservarse completos, con fechas, participantes y adjuntos, sin editar su contenido. Una captura aislada puede ser insuficiente para entender el contexto o discutir autenticidad e integridad.
¿Qué hago si no tengo la contabilidad?
Identifica quién custodia los libros y qué documentación alternativa conservas. Un administrador saliente, un socio y un acreedor no tienen las mismas facultades de acceso. Conserva las solicitudes de entrega y sus respuestas; el cauce para obtener documentos debe elegirse según tu posición y el procedimiento.
¿Puedo alterar nombres de archivos?
Puedes ordenar copias de trabajo con nombres descriptivos, pero conserva los archivos originales y evita alterar su contenido o metadatos. Es útil llevar una relación que conecte cada copia con su origen. Si un documento se reconstruyó o se obtuvo más tarde, indica esa circunstancia en lugar de presentarlo como original contemporáneo.